Faciliter la gestion budgétaire grâce aux solutions informatiques.
Pour faire suite à notre premier livre blanc « Comment faciliter une stratégie d’achat grâce aux solutions informatiques ? » qui traitait de la stratégie d’achat et de ces conséquences, voici le tome deux qui a pour ambition d’explorer la thématique du budget et de la construction budgétaire. Comment rendre cette construction budgétaire plus fluide grâce à une solution intégrée ? Le rôle et la position du service achat a bien évolué au cours des dernières années sur ces sujets budgétaires. Passant de service de « cost killer », c’est-à-dire juste essayer de diminuer au maximum les coûts de toutes natures afférentes au produit (coût de fabrication, transport …), à celui de soutien, voire de rechallenge du service finance. Il est devenu primordial de faire travailler de concert ces deux services pour maximiser les ressources de la société. En effet, dans un monde en constante mutation, le simple fait de vouloir juste réduire les coûts (bien que cela reste tout de même un travail important) ne suffit plus à une société pour être compétitive sur son marché.
Je vous propose donc de commencer cette thématique de la gestion budgétaire par le rôle de l’acheteur dans la construction du budget.
La mutation du rôle de l’acheteur dans la construction budgétaire
C’est quoi une construction budgétaire ?
La construction budgétaire est le moment de la prévision des ambitions de chiffre d’affaires (CA) de la saison suivante. Cette construction se base sur tout un nombre d’indicateurs sur historique (chiffre d’affaire brut (CAB), chiffre d’affaires net (CAN), démarque ou décote, prix de vente moyen (PVM)…). Il y a deux types de budget qui sont établis.
Le budget de vente
Comme son nom l’indique est le chiffre d’affaires que l’on s’objective pour la saison suivante. Le chiffre que l’on compte faire avec toutes les ventes potentielles des produits. C’est le budget des ambitions de la société.
Le budget d’achat
Il s’agit du budget de vente auquel on vient y ajouter un pourcentage de résiduel de stock et / ou de bascule. Le résiduel est un stock supplémentaire qui permet de couvrir les besoins pour assurer tous les objectifs de ventes. La bascule concerne uniquement les produits permanents, c’est un stock qui est acheté sur la saison précédente pour être sûr de pouvoir faire la jonction entre deux saisons et de ne pas avoir de rupture. Le budget d’achat est le complément du budget de vente et est de fait toujours plus fort que le budget de vente. Rappelons-nous que pour réaliser le budget de vente il faut quasi systématiquement acheter plus (on reboucle ici avec les notions de potentiel de vente et d’achat). Cela est d’autant plus vrai si vous avez des ratios tailles, un réseau de vente très étendu et sur différents canaux.
Il est de coutume de penser que cette partie budgétaire relève uniquement du royaume de la finance. Mais la partie achat a elle aussi un rôle prépondérant à jouer. C’est le budget qui sert réellement à faire les achats de produits.
Le rôle de l’acheteur dans la construction budgétaire
La prépondérance du rôle de l’acheteur augmente car bon nombre d’entreprises sont passées en mode de construction bottom up, en plus du top down. Le travail entre la direction financière et la direction achats se fait par conséquent de plus en plus souvent de concert. On arrive généralement à de la co-construction étant donné que les achats ont tendance à être dans une temporalité toujours un peu plus en amont.
Ce budget en construction est réparti par les différents acheteurs en parts de marché en fonction des départements, ou univers ou autre, soit par rapport à l’historique, la concurrence, ou en lien avec une nouvelle stratégie de l’entreprise.
L’acheteur a pour mission de s’assurer que les prévisions de ventes remplissent bien les ambitions budgétaires. C’est en cela que le rôle de l’acheteur est précieux car dans une construction budgétaire en Bottom up, le budget de vente ambitionné est confronté directement au chiffre qu’il est vraiment possible d’atteindre avec les potentiels de ventes estimés. Le fait de ne pas remplir un budget de vente avec les prévisions de ventes des acheteurs est une alerte qui doit permettre de rechallenger le budget. Il peut y avoir plusieurs causes : par exemple une trop forte réduction du PVM (Prix de Vente moyen), une largeur d’offre trop faible, un mauvais mix produit, ou tout simplement des ambitions trop fortes. Bien entendu il garde sa casquette de cost killer pour garantir au maximum la marge d’entrée voulue. Cela recouvre donc toutes les missions classiques de choix du bassin de sourcing, du mode de transport, de la mise en concurrence des différents fournisseurs comme vu dans la partie un du livre blanc.
Les instruments de l’acheteur dans la gestion budgétaire
Dans la plupart des cas une consolidation du budget de la finance est faite sur une base Excel. Chaque acheteur vient selon les ambitions de son marché jouer avec les parts de marché pour avoir une vision globale de la répartition du budget. Une fois cette ambition validée, il y a la confrontation de celle-ci au vrai potentiel des produits. Là commencent les multiples échanges entre la finance et le service achat, sur la base des différentes reprévisions budgétaires faites à des mailles plus fines (univers, département, …). Ce travail fastidieux peut être sujet à des erreurs au fil des différentes versions budgétaires.
Le fait de travailler dans une solution intégrée en construction budgétaire permet :
– d’avoir une donnée beaucoup plus fiable avec une reprise des historiques automatique.
– de travailler directement de manière fluide et flexible sur une même base.
– d’avoir une agrégation directe des potentiels de ventes pour les confronter au budget.
– de permettre à tout moment de voir l’état d’avancement et ce de manière autonome sans devoir recourir à des moyens humains ou outils extérieurs.
Cela permet donc d’être plus agile dans les prises de décisions. Sur cette partie construction budgétaire, une solution intégrée simplifie grandement le travail de l’acheteur et la prise de bonnes décisions.
Si vous souhaitez en savoir plus, je vous invite à télécharger gratuitement notre livre blanc sur le sujet « Comment s’outiller pour simplifier le métier d’acheteur ? Vol.2 Spécial budget ».
Vous y retrouverez la partie sur la mutation du rôle de l’acheteur, mais aussi bien d’autres points : comme la gestion budgétaire avant la saison, la gestion budgétaire en saison ainsi que de nombreuses définitions.
Comme l’indique le sommaire ci-dessous.
Le sommaire de notre tome
1. La mutation du rôle de l’acheteur dans la construction budgétaire.
- C’est quoi une construction budgétaire ?
- Le rôle de l’acheteur dans la construction budgétaire.
- Les instruments de l’acheteur.
2. La gestion budgétaire avant la saison
- La notion d’engagement
- L’importance du rôle de l’acheteur avant saison
- Les instruments de l’acheteur
3. La gestion budgétaire en saison
- Le royaume de l’OTB (Open to buy)
- La prépondérance du rôle de l’acheteur en saison
- Les instruments de l’acheteur
